Любое качество характера человека сильно проявляется на его работе. Например, если человек невнимательно относится к своим обещаниям, с ним тяжело вести дела. Каждый из нас знает таких людей. Удивительное качество таких людей в том, что они почти никогда не отказывают, в какой-либо просьбе коллег. И самое главное, ты понимаешь, что давая обещание, в душе у этого человека нет никакой корысти. Он старается от души помочь тебе. Но беда в том, что вероятность того, что данный человек выполнить твою просьбу в оговорённый срок, очень низкая. В чем же проблема? Я вижу несколько причин:
- так как он никому не отказывает, просящих много;
- заранее осознавая то, что не успеют в обещанное время сделать, они об это не говорят, из-за своего дружелюбия. А уже когда время прошло, они сетуют на разные неожиданно возникшие дела, которые помешали ему выполнить твою просьбу;
- так как они обычно делают доброе дело просто так, они не придают своим обещаниям особого значения.
Самый эффективный вариант добиться от такого человека выполнения дела в срок, держать данный вопрос чуть ли на ежечасном контроле. А если ты договорился в понедельник, что дело будет сделано в пятницу, и не подходил в нему в течение недели, пиши пропало.
Понятное дело, что наш «просящий» после нескольких невыполненных просьб, уже перестанет рассчитывать на данного человека. Ну, а если все же приспичит к нему обратиться, будет с ним нянчиться, и бегать за ним, как бегала мама за детьми в советском мультфильме «Обезьянки». Ну это же не серьёзно, не так ли?
Такой подход к работе не предвещает ничего хорошего. Поступая таким образом, наш милосердный «помощник», рушит чьи то планы, не выполняя обещанное во время. И в последний час наш милосердный «помощник» бросает все свои дела и начинает заниматься этим. Он даже может сидеть до ночи. Хотя этого можно было избежать. По данному поводу говорят - «Надо работать с умом, а не до ночи».
Поэтому от этой привычки, надо избавляться. Если разобраться, мы все когда-либо так поступали. Иногда осознанно, иногда не замечая за собой данное поведение. Так что далее предлагаю рассмотреть мои принципы, которые помогают мне держать слово.
Умение прогнозировать и рассчитывать время
Возьмём ситуацию, когда к вам подошли с просьбой сделать что-нибудь. Вы должны в уме прикинуть стоящие перед Вами задачи и определить, сможете ли вы втиснуть эту работу в свой график. Даже возможно придётся отказаться от других дел, в зависимости от приоритета. При этом, понятное дело, вы должны рассчитывать на то, что не будете каждый день работать до ночи.
Лирическое отступление
Есть ошибочное убеждение, что можно повысить производительность сотрудников, заставив их работать до ночи. Это глубокая ошибка. В таком режиме, в зависимости от физического и психологического состояния, человек продержится от 3-х месяцев до 1 года. Потом ему придётся принять решение, либо уволиться с работы, либо из семьи (большинство работников семейные). Учитывая то, что закрепление семейных отношений подразумевается на всю жизнь, да ещё и перед богом (имею ввиду верующих), 99 % вероятности за увольнение с работы. Вы же не хотите потерять ценного сотрудника? В таких случаях говорят - «От работы кони дохнут».
Также, многое зависит от критичности поступившей просьбы/поручения. Особенно в компаниях, где у одного человека есть несколько руководителей. Ведь каждый их них не знает, что там за поручения вам дали остальные. И как только вы принимаете работу, руководитель рассчитывает на то, что вы его выполните во время.
Важно понимать, что руководители не всегда сами оценивают насколько загружены люди и «сыпят» его работой. В такой ситуации именно исполнитель должен подойти к руководителю и разобраться с тем, какую работу нужно сделать в первую очередь, что во вторую. Либо какие работы сегодня, какие завтра. И если у вас график не позволяет принять очередную работу на исполнение, и передвинуть ничего нельзя, то в дело вступает ваш второй принцип.
Умение отказывать.
Если стоящие перед вами задачи не позволяет сделать просьбу или поручение в запрашиваемое время, то скажите об этом. Как было сказано выше, некоторые не умеют отказывать. То ли от доброты своей, то ли надеются, что человек забудет о своей просьбе. Это слабость. Никому от этого лучше не станет. Никто от этого не выиграет. Лучше скажите правду, хот она и горькая.
К чему я вас призываю? Не подумайте, что я предлагаю глумиться над человеком или смотреть как он страдает от безвыходности своего положения. Хотя такие тоже встречаются. Я призываю вас к совместному поиску выхода из положения. В большинстве случаев, вполне приемлем вариант с продлением сроков. В некоторых ситуациях данной работой может заняться другой человек и так далее. Самое главное, если два человека настроены на то, чтобы решить возникшую проблему, компромисс всегда находится.
Приём работы.
Перед тем как соглашаться, нужно уточнить все детали поручения/просьбы. Чтобы потом не было претензии и недовольств. И чтобы вы точно определили сколько времени вам нужно на выполнение работы. Как говорится, «черт кроется в мелочах». Иногда некоторая маленькая деталь может увеличить время работы в разы. Поэтому, исходя из своего опыта задайте пару уточняющих вопросов. Также если у Вас есть представление по конечному результату, расскажите его «просящему». Пускай он подтвердить, что ожидает именно это.
Не могу не отметить, что иногда люди хитрят, озвучивая свою просьбу. Они говорят только часть работы, которая от вас требуется, остальное не договаривают, если вы сами не спросите. А потом, когда вы уже дали согласие и начали выполнять просьбу, потихоньку начинают раскрывать всю подноготную. Некоторые даже не замечают этого. Особенно те, кто ничего не планируют.
Вести записи.
Если у вас много дел, то их можно фиксировать в виде списка задач. Так вы сможете быстро сориентироваться в своей нагрузке, перед тем как включить в этот список новую задачу. Кроме этого вы ничего не забудете. Лично я просто в одной заметке веду список всех работ, и постоянно его актуализирую. Для этого подойдет любой текстовый редактор, но удобнее всего использовать онлайн-сервис, чтобы можно было туда заходить как с компьютера, так и с мобильного устройства.
Объективные обстоятельства.
Если во время выполнения просьбы/поручения, вдруг возникли объективные обстоятельства, которые не позволяют добить работу до конца, надо известить об этом того, кто ждет от вас исполнения. Самое главное, сказать это не в последний день, а сразу. Далее сценарии такой же, как во время отказа - садитесь за стол и ищете компромисс.
Умение добивать дело.
Теперь самое главное. Если вы дали слово, то сдержите его. У вас все получиться, если будете придерживаться вышеописанных принципов. Но не всегда будет так гладко. Главное всегда старайтесь делать все, зависящее от вас. Вы же не хотите «кинуть» того, кто ждет от вас результата. Если надо, задержитесь на работе и добейте то, что обещали. Я как то сидел на работе в пятницу до 9-ти вечера с температурой 38 градусов, чтобы выполнить данное обещание. Это не призыв жертвовать здоровьем ради работы, ценнее здоровья ничего нет. Это просто пример того, как меня оковывает ответственность. Но, я человек и не всегда получается сдержать обещание. И наверняка есть люди, которые скажут об этом. Но я над этим работаю. И всех призываю к этому.
P.s. Некоторые говорят: — «Обещанного 3 года ждут», обычно в шутку. Но как известно, в каждой шутке есть доля правды. Большинство людей прикрываются этой фразой поддаваясь своей слабости.