Для тех, кому лень читать большой пост вкратце расскажу о чем я тут повествую.
О маленьких нюансах больших мероприятий. О том, как правильно обращаться с журналистами, как сделать ваше событие незабываемым благодаря правильному кофе-брейку. В чем разница между посадками "театральная и "кабаре". И еще пару секретов.
На моем опыте много мероприятий, которые приходилось организовывать самому. Рассчитывать на отели или event-агентства не приходится, так как никто лучше вас не знает каким должно быть мероприятие.
Однажды ко мне обратились из одного министерства, с просьбой помочь организовать форум. Со временем было туго, принять предложение не мог, поэтому договорились что буду консультировать их по email. Получая по 5 писем в день с вопросами типа "какие лучше цветы поставить?" или "как расположить проектор?" я решил написать одно большое письмо и закрыть ряд организационных вопросов. Хотел бы поделиться этими записями с вами, дорогие начинающие организаторы. Возможно, вы всё уже знаете и даже где-то лучше меня. Пишите в коментах дополнения из вашего опыта.
Текст ниже - это как-бы чек-лист для одного конкретного мероприятия, которое организовывали в Алматы и задавали мне вопросы по орг.моментам.
1. Аренда зала
Тут подробничать не буду. Вы сами все знаете
Основные этапы: отправка запроса, бронирование зала, отправка гарантийного письма, заключение договора, оплата счета, закрытие бухгалтерских договоров.
В части организации – нет ничего лучше чем *****отель с конференц-залами. Там всегда есть event-команда, которая организует мероприятие лучше чем любое агентство.
Необходимо заранее направить event-менеджерам зала текст для распечатки указателей (навигационные таблички) и обсудить их местоположение в здании. Текст должен быть на казахском и русском языках, при необходимости на англ. (В Казахстане так почти никто не делает. Все пишут либо на русском либо на английском языках).
Вот залы в Астане, где точно могут предоставить оборудованный конференц-зал:
- Radisson Blu Astana (большие залы)
- Park Inn By Radisson (есть специальный конференц-этаж)
- Rixos President Astana (большие залы)
- Solux Hotel (большие залы)
- Diplomat Hotel (залы и комнаты переговоров)
- Marriott Astana (с марта 2013 г.)
2. Парковка на территории
Необходимо предусмотреть наличие парковочных мест и беспрепятственный допуск автомобилей участников на территорию отеля. Однажды, приглашенного министра не впускали на территориию отеля, мотивируя это тем, что шлагбаум можно открывать только для машин ЧС и пожарной службы. Был скандал.
3. Рассадка
Если на столах будут стоять таблички/ кувертки - желательно, чтобы перед началом события в зале находилось 3-4 человека в деловой одежде, с бейджами. Их задача - предложить помощь гостям в поиске своего места (если за столом сидит более 30 человек).
Для журналистов необходимо предусмотреть отдельные места. Это не всегда должно быть в углу или в последнем ряду, как у нас любят делать. Лучше журналистам дать хорошие места, ведь они будут транслировать общественности ваши месседжи.
Ниже приведу примеры самых популярных рассадок в Казахстане.
Классический "Круглый стол". Как вариация - можно буквой "П".
Посадка "Театральная". Можно полукругом.
Никогда не ставьте стулья сплошной линией. Всегда оставляйте проход, иначе бывает неудобно как в кинотеатре - когда опаздываешь, приходится тревожить других "пассажиров". Еще эти проходы удобны для передвижения видеокамер и фотографов.
Типичная посадка для семинаров, обучений или лекций. За столами уместны блокноты, раздаточный материал, ручки и вода со стаканами. Еще забыл пририсовать маркерную доску и флипчарт;
4. Микрофоны и звук
Если есть конгресс-система (настольные микрофоны с динамиками) - необходимо их проверить за час до начала мероприятия. Важно, чтобы звук был достаточной громкости. Часто у нас на это не обращают внимание. И как это полагается - закон подлости срабатывает исключительно в самые ответственные моменты – микрофон свистит, шипит или вообще не работает прямо у самого главного спикера.
Если это беспроводная конгресс-система, где-то рядом должны быть приготовлены запасные батареи с хорошим уровнем заряда.
5. Климат в зале
До начала мероприятия необходимо охладить/обогреть зал (при необходимости), а во время мероприятия - отключить кондиционирование (кроме случаев, когда оно бесшумное). Микрофоны камер и диктофоны часто больше слышат шум кондиционеров, чем голос спикера. Во время кофе-брейков или перерывов охлаждение/обогрев можно снова включить. Идеальная температура +22/+23 C
6. Освещение
Если программой мероприятия предусмотрена демонстрация презентации, то во время показа слайдов освещение в зале нужно убавлять, чтобы сконцентрировать внимание участников встречи на презентации. При этом, рядом с докладчиком (будь он за столом или за кафедрой) должен быть включен светильник/ лампа. В итоге внимание будет сконцентрировано на презентации и на докладчике.
Если в зале будут присутствовать видео-камеры и фотографы - эта рекомендация снимается. Более того, для создания комфортных условий съемки необходимо позаботиться о включении полного освещения.
И пожалуйста, не пишите на слайде 100500 слов. Хуже нет, когда копируют текст с word-документа и без разбору вставляют в презентацию. Когда нибудь напишу об этом пост. Обещаю.
7. Работа с журналистами
7.1 Пресс-анонс
Как можно раньше, но не менее чем за 1 рабочий день необходимо направить пресс-анонс на казахском и русском языках, где будет указана основная информация о предстоящем мероприятии.
Если у вас нет актуального списка контактов СМИ для рассылки анонса - воспользуйтесь платной услугой любого информагентства (Интерфакс, РИА-Новости, КазТАГ, КазПрессКлуб и др.)
7.2 Аккредитация
В нашей стране организаторы даже небольших мероприятий любят устраивать показательные аккредитации журналистов. При этом не все знают что это такое и для чего делается. Если у вас одноразовое мероприятие, вы не госорган, не нац.компания и вы просто хотите "зарегистрировать" журналистов, планирующих посетить ваше мероприятия - не называйте это аккредитацией, ибо за этим словом кроется много нюансов, описанных в ст.22 гл. 6 Закона РК о СМИ. А вообще, правила аккредитации журналистов описаны тут.
При организации форумов, конференций, круглых столов и пр. подобных мероприятий аккредитация журналистов нежелательна, так как во время мероприятия можно всех аккредитовать (в обмен на пресс-кит). Что такое пресс-кит? См. здесь
Обычно в Казахстане делают так: предварительно аккредитовывают по телефону/ email, а потом снова отмечают/ записывают пришедших журналистов (двойная работа). Как правило журналисты/ координаторы при предварительной аккредитации дают одни имена, а приходят другие, и все равно надо все заново проверять и записывать.
Мое мнение, главная цель госорганов предварительно аккредитовывать СМИ - это предотвращение появления на мероприятиях оппозиционных СМИ или планирование уход своего шефа через черный ход, минуя толпу камер, среди которых есть оппозиционные или нежелательные.
И вот еще что смешно: когда со страшной силой стараются не пускать на мероприятия оппозиционные СМИ. Они что, думаю от этого в неугодном СМИ не выйдет материал? Открою секрет. Оппозиционный журналист просто, и без паники передаст свой диктофон другому "брату по перу". А потом заберет его. Проблема решена.
Перед началом мероприятия, за столом регистрации должен быть выделен один человек (пресс-регистратор), который будет аккредитовывать журналиста и передавать ему пресс-кит (или как минимум пресс-релиз). Важно, чтобы пресс-релиз был на 2-х языках. Не рассылайте пресс-релиз до начала мероприятия. Пресс-регистратор должен уведомить журналиста о том, что по завершению мероприятия ему на email будет выслан ряд материалов, а также подсказать где расположены места, предназначенные для СМИ.
7.3 Рассылка материалов
После завершения мероприятия (но не позднее чем через 10 минут) журналистам необходимо направить на email:
- Пресс-релиз в электронной версии на двух языках;
- Списки участников в электронной версии (чтобы не коверкали имена и должности);
- Презентации с мероприятия (в PDF);
- Ссылку на фотографии в высоком качестве (минимум 7-10 фото - крупного плана, общего плана и пр.). Как правило, некоторые журналисты используют эти фото в своих материалах, особенно интернет-издания. Если вы направите эти фото позднее чем через 10 минут - многие редакции их использовать не будут, так как новость в е-изданиях выходит мгновенно, или даже во время мероприятия.
Частая и грубая ошибка наших госорганов - это когда журналистам рассылается открытая рассылка, т.е. когда получатель видит список остальных получателей в почте. А еще хуже - это когда пресс-секретарь рассылает пресс-релиз со своего личного email (aselek_vasilek1982@mail.ru)
Используйте функцию "скрытая копия", а в качестве основного адресата - используйте свой email. Не забудьте поставить контакты лица, который может ответить на технические вопросы журналистов (сориентировать их, направить к нужным людям, организовать интервью и пр.).
В теле письма нужно написать сопроводительный текст. Писать email без приветствия, введения в тему и подписи - признак дурного тона. Поблагодарите журналиста за посещение вашего мероприятия. Спросите, не нужны ли ему дополнительные материалы и пр.
7.4 Вопрос казахского языка (если основной язык мероприятия – русский)
Часто казахские редакции/ журналисты просят казахоязычного спикера, который может дать интервью по завершении мероприятия. Необходимо продумать - кто это будет.
Если в начале мероприятия предполагается вступительная/ вводная часть или приветствие - его необходимо озвучить на двух языках. Вначале на казахском, затем на русском (журналистам нужен этот момент для использования в видео-сюжетах).
В идеале, все материалы, направляемые журналистам должны быть на 2-х языках.
О синхронном переводе – вы все знаете сами. Когда он нужен, для кого, как это дорого и геморно.
7.5 Колонка для диктофонов
Все время обижают наших журналистов.
Обязательно предусмотрите одну колонку для диктофонов: на низком столике выставляется колонка и место для записывающих устройств. Чтобы журналисты не искали эту колонку сделайте кувертку с текстом "Звук для диктофонов" и поставьте ее рядом с колонкой. Весь звук с конгресс-системы должен транслироваться в эту колонку. Журналисты будут вам благодарны.
Если вы этого не сделаете будет так: журналисты будут бегать по залу, то и дело переставляя диктофон от одного спикера к другому. Либо будут искать колонку, потом цеплять на нее свои микрофоны/ петлички/ диктофоны на скотч или на жвачку. А самое страшное, это когда журналисты выбирают одну жертву за круглым столом (обычно сидящим в углу), бесцеремонно включают его конгресс-систему (микрофон с динамиком) и прямо перед его лицом кладут свои гаджеты.
7.6 Условия для съемки
Когда будете планировать рассадку проследите, чтобы для передвижения видеооператоров было достаточно места. Они часто перемещаются по залу, ищут хороший видео-план. Для этого им нужен "коридор" шириной минимум 1,5 метра.
В тоже время, места для журналистов должны быть определены так, чтобы хорошо просматривались кувертки (когда кто-то выступает - они с кувертки записывают имя и компанию/ организацию). Тоже самое по операторам и фотографам - выступает спикер - все перемещаются напротив его лица для съемки.
И еще - не забудьте позаботиться о WiFi без пароля. Если он есть - поставьте табличку на столе регистрации СМИ с изображением символа WiFi Zone
7.7 Свободный микрофон
Если будет театральная рассадка, либо того требует формат мероприятия - позаботьтесь о "свободных" микрофонах и людях, которые будут их подносить (желательно с бейджами, в деловой одежде).
9. Баннер
Вне зависимости от того, будет театральная рассадка или круглый стол - баннер всегда украшает мероприятие.
Проследите, чтобы в дизайне баннера была предусмотрена имиджевая камер-зона (это часть на баннере, которая попадает в объектив камер во время съемки спикеров). Обычно, в этой зоне пишут спонсоров или организаторов или сайт или социальные сети. На ваш выбор. По дизайну баннера - чем дальше спикеры сидят спиной к баннеру - тем крупнее камер-зона и текст в ней. И наоборот.
Чем больше размером будут лого спонсоров, на баннере, тем неохотнее будут фотографировать и снимать СМИ. Мало какой редактор пропустит в эфир картинку с лого спонсоров, кроме случаев, когда это оговорено заранее или есть заказ на материал ("джинса").
Показываю для примера "правильный", на мой взгляд, баннер. (первое что нашел в почте по слову "баннер"). В синей зоне можно было-бы написать название мероприятия. Ничего лишнего.
10. Кофе-брейк и питание
Логика по меню кофе-брейков должна быть такой: если мероприятие начинается утром, до 10 утра, то скорее всего участники не успели позавтракать. Поэтому welcome coffee break должен быть немного с оттенком завтрака (кофе, соки, круассаны и пр.)
Если мероприятие идет до обеда, то в середине мероприятия кофе-брейк должен быть с оттенком обеда - чай, тарталетки с овощами или рыбой, мини-сэндвичи и пр.) Ближе к 12 часам людей начинает одолевать голод.
Если мероприятие предполагает долгое нахождение в зале (более 3-х часов), можно предложить концепцию "обновляемый чайный стол", это когда в самом зале накрывается стол, и в ходе мероприятия любой участник может налить себе чай и взять закуску.
В этом случае важно, чтобы в начале мероприятия спикер объявил о таком формате (иначе, участники постесняются подходить к столу). Буквально "Коллеги, гости (это обращение к журналистам, обязательно!) предстоит долгая работа, поэтому мы постарались создать все условия для комфортного пребывания в зале. Вы всегда можете налить себе чай или перекусить прямо во время мероприятия. Не стесняйтесь."
Как выглядят отельные кофе-брейки вы знаете. Скучно, невкусно, мало и дорого.
Я по возможности заказываю выездной кейтеринг, которые не экономят на продуктах и делают все вкусно.
Это работа одной маленькой кейтеринговой компании в Астане (ИП из трех человек). На удивление - намного вкуснее чем в пятизвездочных отелях, сытнее и краше, а главное - дешевле;
Спросил владельца этой компании - откуда такие знания в закусках. Как оказалось - владелец компании любит путешествовать по миру. Был в и в Европе и в Азии, смотрел где как делают;
Хорошее питание на мероприятии - залог успеха. Большинство мероприятий однообразны и предсказуемы. Накрыв хороший брейк можно запомниться вашим гостям надолго;
Брейк, фотографии которого вы видите стоил мне 1600 тг./чел (там еще было 2 горячие закуски и фрукты с напитками).
11. Приятные дополнения
Здесь я предложу то, что Вам может показаться слишком смелым или нестандартным.
Живые цветы в нижней части стола президиума (флористы знают где и как их расположить). На деловых мероприятиях - это нормально. Зал благоухает ароматом свежих цветов.
Перед началом события, также как и во время перерывов или кофе-брейков пока участники кучками общаются в кулуарном режиме будет уместным включить фоновую классическую музыку. Она должна быть живой и светлой. Например, некоторые произведения В.А. Моцарта (не симфонии, а легкие произведения для фортепиано). Если Ваше мероприятие имеет торжественный оттенок (подведение итогов, подписание меморандума и пр.) – классический струнный квартет будет в самый раз.
Если на вашем мероприятии нет живых цветов: в крупных магазинах электроники продаются ультразвуковые ароматизаторы (стоит копейки). Это такие приборы, куда наливаешь воду, капельку ароматического масла из аптеки и он раздает аромат по всему залу. Конечно есть риск что у кого-нибудь случится приступ от аллергии на аромат.. может поискать ароматизаторы гипоаллергенные?..
